Beskyttelsesgrader

Denne rutinen gjelder for dokumenter som er påført gradering etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen.

Dokumenter som graderes eller mottas gradert:

• Beredskaps- og kriseplaner
• Sikkerhetsadministrasjon med rapporter
• Personellsikkerhet
• Diverse fagsaker
• Notater (omfattes delvis av beskyttelsesinstruksen)

NB: Elektronisk forsendelse av dokumenter gradert FORTROLIG eller STRENGT FORTROLIG etter beskyttelsesinstruksen underlegges regelverket i sikkerhetslovens bestemmelser og forskrifter.  

Ansvarlig for gradert arkiv i VIB

Ansvarlig daglig leder/ brannsjef.

Saksbehandler for personellsikkerhet

HR

Innkommende post

Journalføring

Oppbevaring ??????

*Elektronisk -  i henhold til beskyttelsesinstruksen § 9, 1. ledd siste setning, jf. § 12. Eller som beskrevet over.

Utlånsregistrering/kontroll ??

Kopiering av dokumenter

Tilintetgjørelse

Tap eller kompromittering

Gradering av dokumenter

Den etaten som utsteder et dokument har ansvaret for at dokumentet graderes i samsvar med de regler som er fastsatt i sikkerhetsloven m/forskrifter og beskyttelsesinstruksen. Det må påses at dokumentet ikke graderes høyere enn nødvendig.

Sikkerhetsgradering skal ikke brukes i større utstrekning eller for lengre tid enn nødvendig. Dersom ikke annet er bestemt bortfaller sikkerhetsgraderingen etter 30 år fra utstedelsen. Dokumentutsteder skal alltid vurdere tidsbegrensning av sikkerhetsgraderingen dersom beskyttelsesbehovet etter sikkerhetsloven § 5-3 andre ledd er vesentlig kortere enn 30 år.

Omgradering/avgradering

Omgradering skal skje når det foreligger grunn til å revurdere graderingen, jf. sikkerhetsloven kapittel 5, § 30.

Automatisk avgradering: Sikkerhetsgradering gjelder i 30 år fra utstedelsen dersom ikke annet er angitt. Etter 30 år bortfaller graderingen automatisk. Unntaket er informasjon om klareringssaker og dokumenter unntatt fra automatisk nedgradering (UFAN-dokumenter).